Como organizar a agenda de cotistas sem conflito

1. Uma agenda única por embarcação ou imóvel

A primeira regra é simples: só vale a reserva que está na agenda. Combinado em grupo, ligação ou mensagem privada não conta. Cada embarcação ou imóvel tem um calendário, e todos os cotistas consultam o mesmo.

Na Revezza, cada ativo tem o seu calendário e o sistema verifica a disponibilidade antes de confirmar: se o dia ou o período já tem reserva, a segunda é recusada. O cotista vê no app as datas livres, as suas reservas, as reservas dos outros e os dias de manutenção.

2. Regras de antecedência

Defina com que antecedência a agenda abre e quantas reservas futuras cada cotista pode ter ao mesmo tempo. Sem isso, quem reserva primeiro ocupa as melhores datas do ano inteiro.

• Máximo de reservas futuras: por exemplo, no máximo 2 reservas em aberto por cotista. Depois de usar uma, ele pode marcar outra.
• Janela de abertura: por exemplo, reservas com até 60 dias de antecedência, para que todos tenham chance nas datas mais disputadas.
• Antecedência mínima: por exemplo, reservar com pelo menos 24 horas, para dar tempo de preparar a embarcação.

Na Revezza, o máximo de reservas futuras por cotista é configurável por empresa ou por ativo. Janela de abertura e antecedência mínima ainda não são travas do sistema; se o seu grupo usar essas regras, registre-as no regulamento.

3. Limites por período

O limite por período reparte o uso de forma previsível. As opções mais comuns são um número de reservas por semana, por mês ou por ano, e a proibição de dias seguidos para o mesmo cotista.

• Limite de reservas por semana, mês ou ano, de acordo com a fração de cada cota.
• Bloqueio de dias seguidos, para que um cotista não emende vários dias e trave a agenda dos outros.
• Feriados e datas especiais com regra própria, combinada com antecedência e registrada no regulamento (por exemplo, um rodízio fixo entre os cotistas ao longo dos anos).
• Reservas por dia inteiro ou por períodos, como manhã e tarde, quando o ativo permite dois usos no mesmo dia.

Na Revezza, o limite por semana, mês ou ano (o mesmo limite para todos os cotistas do ativo), o bloqueio de dias seguidos e as reservas por período são configurados no painel e valem automaticamente para os cotistas.

4. Manutenção entra na agenda

Revisão do motor, pintura, limpeza ou marina fechada também ocupam a agenda. Marque essas datas assim que forem conhecidas, para que nenhum cotista reserve um dia em que o barco não vai estar disponível.

Na Revezza, só o gestor marca datas de manutenção ou bloqueio. Os cotistas veem essas datas como indisponíveis no app.

5. Confirmação de uso

Reserva esquecida é dia perdido para todos. Peça ao cotista que confirme o uso na véspera ou no próprio dia; se ele não for usar, a data volta para a agenda e os outros podem aproveitar.

Na Revezza, o cotista recebe um lembrete na véspera e no dia para confirmar o uso. Se ele liberar a data, os demais cotistas do ativo são avisados.

6. Cancelamento

Cancelar com antecedência deve ser fácil; cancelar em cima da hora deve ter regra. Defina até quando o cancelamento é livre e o que acontece depois disso (por exemplo, a reserva conta para o limite do período).

Na Revezza, você decide se o cotista pode cancelar no próprio dia e até que horário, ou com quantas horas de antecedência do período reservado. Uma reserva feita por engano pode ser cancelada nos primeiros 15 minutos.

7. Agenda e mensalidade em dia

Muitos grupos condicionam o uso à mensalidade em dia. A regra precisa ser clara e igual para todos: depois de quantos dias de atraso a reserva fica bloqueada, e como ela é liberada.

Na Revezza, o cotista com cobrança vencida há 15 dias ou mais (prazo que você pode mudar) não faz novas reservas, e pode ser liberado automaticamente quando paga.

Modelo de regulamento de agenda

Use o modelo abaixo como ponto de partida. Troque o que está entre colchetes pelas regras do seu grupo e apague o que não se aplica.

REGULAMENTO DE USO E AGENDA – [NOME DO ATIVO]

1. Objeto
1.1. Este regulamento organiza o uso de [nome da embarcação ou do imóvel] pelos cotistas listados no Anexo I.
1.2. Só é válida a reserva registrada na agenda oficial ([nome do sistema ou da agenda]).

2. Reservas
2.1. Cada cotista pode ter no máximo [2] reservas futuras em aberto.
2.2. As reservas podem ser feitas com até [60] dias de antecedência e com no mínimo [24 horas] de antecedência.
2.3. Cada cotista pode usar o ativo até [4] vezes por [mês], conforme a sua fração.
2.4. Não é permitido reservar [dois] dias seguidos sem que outro cotista tenha a chance de reservar.
2.5. A reserva é por [dia inteiro / período da manhã ou da tarde].

3. Feriados e datas especiais
3.1. [Feriados e datas especiais seguem o rodízio do Anexo II, combinado no início de cada ano.]

4. Confirmação e cancelamento
4.1. O cotista confirma o uso [na véspera ou até as 9h do dia]. Sem confirmação, a data pode ser liberada para os demais.
4.2. O cancelamento é livre até [24 horas] antes da reserva.
4.3. Cancelamentos depois desse prazo [contam para o limite do período].

5. Manutenção
5.1. A administração bloqueia na agenda as datas de manutenção, limpeza ou indisponibilidade, com aviso mínimo de [7] dias, salvo emergência.
5.2. Reservas afetadas por manutenção de emergência [têm prioridade para remarcação].

6. Uso, devolução e danos
6.1. O ativo deve ser devolvido [limpo, abastecido até o nível combinado e no horário marcado].
6.2. Avarias são comunicadas à administração [no mesmo dia].
6.3. Danos causados pelo cotista ou seus convidados são de responsabilidade dele.

7. Mensalidade e inadimplência
7.1. A mensalidade vence todo dia [10].
7.2. Atrasos têm multa de [2%] e juros de [1% ao mês].
7.3. O cotista com mensalidade vencida há [15] dias ou mais não pode fazer novas reservas até regularizar.

8. Disposições gerais
8.1. Casos não previstos são decididos por [a administração / maioria dos cotistas].
8.2. Este regulamento vale a partir de [data] e pode ser alterado por [maioria dos cotistas].